Тайм-план проекта или как «не проспать» все сроки

Планирование — одна из важнейших фаз жизненного цикла проекта. Именно поэтому так важно изначально продумать план ваших работ по проекту. 

Давайте поймем, что нам даст тайм-план и как его создать? 

Тайм-планы нужны для корректного планирования сроков и правильного управления ожиданиями бизнес-заказчика. 

До того, как запустить любой проект в производство, у вас должен быть согласованный с командой и бизнес-заказчиком тайм-план.

Часто используются два тайм-плана — внешний и внутренний:

• внутренний обсуждается только с командой и включает в себя график работ с меньшими сроками на реализацию, чем во внешнем. 

• внешний тайм-план обсуждается и с командой, и с бизнес-заказчиком и включает в себя график работ со сроками реализации, соответствующие дедлайну по договору*. 

*зачастую у Заказчика бывает понимание общего дедлайна проекта, в редких случаях итоговый дедлайн проставляется менеджером проекта.  

Тайм - план, или как еще его называют план-график, можно строить разными методами: CPM (метод критического пути), WBS (иерархическая структура работ), PERT-диаграмма и даже Excel. 

План-график можно сразу создавать в вашей системе управления проектами или же сформировать в отдельный документ и после его согласования, перенести в систему. Многие используют диаграмму Гантта, как инструмент ведения тайм-плана.

Все зависит от того, как вы согласовываете план-графики с Заказчиком и командой.

*наша компания использует Bitrix24 в качестве сервиса управления бизнесом. Так, изначально, мы создаем документ, с тайм-планом задач, утверждаем его с Заказчиком, а потом заносим его в Bitrix24. В дальнейшем с помощью диаграммы Ганта мы можем контролировать сроки каждой задачи и подзадачи, и ее выполнение. 

ВАЖНО! При построении план-графиков не забывайте о производственных календарях. Кроме «стандартных» выходных есть «плавающие» из года в год праздники или переходящие рабочие дни на праздничные и т.д.

Ваш тайм-план окажется неактуальным, если вы не будете использовать актуальный производственный календарь на текущий год.

И так, при создании тайм плана, нужно знать основные критерии и этапы работы. 

Из каких критериев состоит план?

• Объем задач: основные задачи проекта и подзадачи;

• Сроки выполнения - период времени для исполнения той или иной задачи, и суммарное время на выполнение;

• Исполнители проекта - команда вовлеченная в проект: разработчики, аналитики, дизайнеры и менеджера; 

• Бюджет проекта - себестоимость + доход;

• Риски - дополнительные расходы, не соблюдение сроков и т.д;

• Результат который вы ожидайте получить - итог, что мы получим.

Создать все необходимые этапы проекта. Описание каждого этапа не включает в себя задачи, так как данные этапы уже подразумевают в себе одну задачу. 

Например:

• аналитика,

• проектирование,

• дизайн,

• вёрстка,

• разработка,

• наполнение контентом,

• первичная SEO- оптимизация,

• тестирование,

• время на согласование владельцем бизнеса,

• внедрение.

Но если проект сложный, то приходится применять более глубокую группировку задач. Все задачи заносятся внутрь этапов.

Важно учитывать риски проекта. Риски влияющие на не полноценную реализацию проекта могут быть связаны не только с вашими внутренними форс-мажорами, но и с внешними задачами связанными напрямую с Заказчиком (К примеру, интеграционные моменты с внешними сервисами). 

Впоследствии из внутреннего тайм-плана мы можем сделать внешний, исключив явные риски, но добавив отклонения по срокам на основании прогнозируемых рисков на весь период работы над проектом.

Что же делать дальше? 

Тайм план - всего лишь инструмент планирования. Не цель, а средство. Главное дальнейшее соблюдение этих сроков, контроль и проведение работ итерациями, согласно плану. 

Ведь как мы говорили выше, всегда есть риски что ваш проект не будет выполнен в нужный срок или даже вообще может быть не закончен. Важно после планирования проекта, внедрить это в вашу проектную команду и помнить что выполнение работ согласно четкому плану уменьшает риски невыполнения проекта и повышает ваш профессионализм.

О том, как работать с проектной командой и как правильно начать реализацию проекта менеджеру проекта со своей командой, я расскажу вам в следующей статье. Следите за обновлениями в блоке.