Жобаның уақыт жоспары немесе барлық мерзімдерді қалай ұйықтамау керек

Жоспарлау — жоба өмірлік циклінің ең маңызды кезеңдерінің бірі. Сондықтан жобада атқарылатын жұмыстардың жоспарын ең басынан мұқият ойластыру аса маңызды.

Тайм-план бізге не береді және оны қалай құруға болады, соны түсініп көрейік?

Тайм-пландар мерзімдерді дұрыс жоспарлау және бизнес-тапсырыс берушінің күтімін тиімді басқару үшін қажет.

Кез келген жобаны іске қоспас бұрын, сізде командамен және бизнес-тапсырыс берушімен келісілген тайм-план болуы тиіс.

Көбінесе екі тайм-план қолданылады — ішкі және сыртқы:

• ішкі тайм-план тек командамен талқыланады және онда сыртқы тайм-планға қарағанда орындау мерзімі қысқарақ жұмыс кестесі қамтылады;

• сыртқы тайм-план командамен де, бизнес-тапсырыс берушімен де талқыланады және келісімшарттағы дедлайнға сәйкес келетін орындау мерзімдері бар жұмыс кестесін қамтиды*.

*көбінесе Тапсырыс беруші жобаның жалпы дедлайнын біледі, ал кейбір сирек жағдайларда соңғы дедлайнды жоба менеджері белгілейді.

Тайм-план немесе жоспар-кесте әртүрлі әдістер арқылы құрылуы мүмкін: CPM (сыни жол әдісі), WBS (жұмыстардың иерархиялық құрылымы), PERT диаграммасы және тіпті Excel.

Жоспар-кестені бірден жобаларды басқару жүйесінде жасауға немесе жеке құжат ретінде құрып, келісілгеннен кейін жүйеге енгізуге болады. Көпшілік тайм-планды жүргізу құралы ретінде Гант диаграммасын қолданады.

Барлығы жоспар-кестені Тапсырыс берушімен және командамен қалай келісетініңізге байланысты.

*біздің компания бизнесті басқару қызметі ретінде Bitrix24 жүйесін қолданады. Алдымен біз тапсырмалардың тайм-планы бар құжат жасаймыз, оны Тапсырыс берушімен бекітеміз, содан кейін Bitrix24 жүйесіне енгіземіз. Кейін Гант диаграммасы арқылы әр тапсырма мен ішкі тапсырманың мерзімін және орындалуын бақылап отырамыз.

МАҢЫЗДЫ! Жоспар-кесте құрған кезде өндірістік күнтізбені ескеруді ұмытпаңыз. «Стандартты» демалыс күндерінен бөлек, жыл сайын ауысып отыратын мерекелер, жұмыс күндерінің мерекеге ауысуы сияқты жағдайлар бар.

Егер ағымдағы жылға арналған өзекті өндірістік күнтізбені қолданбасаңыз, тайм-планыңыз өзектілігін жоғалтады.

Сонымен, тайм-план құру үшін негізгі критерийлер мен жұмыс кезеңдерін білу қажет.

Жоспар қандай критерийлерден тұрады?

• Тапсырмалар көлемі: жобаның негізгі тапсырмалары мен ішкі тапсырмалар;

• Орындау мерзімдері — белгілі бір тапсырманы орындауға бөлінген уақыт және жалпы орындау уақыты;

• Жоба орындаушылары — жобаға тартылған команда: әзірлеушілер, аналитиктер, дизайнерлер және менеджерлер;

• Жоба бюджеті — өзіндік құн + табыс;

• Тәуекелдер — қосымша шығындар, мерзімдердің сақталмауы және т.б.;

• Күтілетін нәтиже — жоба соңында алынатын қорытынды.

Жобаның барлық қажетті кезеңдерін анықтау керек. Әр кезеңнің сипаттамасы тапсырмаларды қамтымайды, себебі бұл кезеңдердің өзі бір тапсырманы білдіреді.

Мысалы:

• аналитика,

• жобалау,

• дизайн,

• верстка,

• әзірлеу,

• контентпен толтыру,

• бастапқы SEO-оңтайландыру,

• тестілеу,

• бизнес иесімен келісуге бөлінетін уақыт,

• енгізу.

Ал жоба күрделі болған жағдайда тапсырмаларды тереңірек топтастыру қажет болады. Барлық тапсырмалар тиісті кезеңдердің ішіне енгізіледі.

Жоба тәуекелдерін міндетті түрде ескеру қажет. Жобаның толық іске аспауына әсер ететін тәуекелдер тек ішкі форс-мажорлармен ғана емес, сонымен қатар Тапсырыс берушіге тікелей байланысты сыртқы міндеттермен де байланысты болуы мүмкін (мысалы, сыртқы сервистермен интеграциялау мәселелері).

Кейін ішкі тайм-план негізінде сыртқы тайм-планды жасауға болады: айқын тәуекелдерді алып тастап, бірақ бүкіл жоба кезеңіне болжамды тәуекелдерге сәйкес мерзімдік ауытқуларды қосу арқылы.

Ал әрі қарай не істеу керек?

Тайм-план — бұл тек жоспарлау құралы. Ол мақсат емес, құрал ғана. Ең бастысы — осы мерзімдерді сақтау, бақылау жүргізу және жұмыстарды жоспарға сай итерациялар арқылы орындау.

Жоғарыда айтқанымыздай, жобаның уақытында аяқталмау немесе тіпті мүлде аяқталмай қалу тәуекелі әрқашан бар. Сондықтан жобаны жоспарлағаннан кейін оны команда ішінде енгізіп, нақты жоспар бойынша жұмыс істеу жобаның орындалмау тәуекелдерін азайтып, кәсібилігіңізді арттыратынын ұмытпаған жөн.

Жоба командасымен қалай жұмыс істеу керектігі және жоба менеджерінің өз командасымен жобаны қалай дұрыс бастау керектігі туралы келесі мақалада айтып беремін. Блогтағы жаңартуларды бақылап отырыңыз.